7 dicas de como melhorar a redação dos seus emails

É com muito prazer que compartilho com vocês este artigo de Shanthi Cumaraswamy Streat, do blog English With a Twist. Esta é uma tradução de “7 Tips on How to Improve Your Email Writing Skills”. 

No mundo dos negócios, a maioria das pessoas utiliza o e-mail como principal ferramenta de comunicação escrita e, em alguns casos, como a única.

Para muitos alunos de Business English (Inglês Comercial), a prática da redação de emails é uma das partes mais importantes do curso.

Se por um lado acabamos por descuidar de alguns pontos gramaticais num email enviado a um amigo, por outro somos mais cuidadosos ao escrevermos para um colega de trabalho ou cliente nosso, a fim de deixarmos uma boa impressão, ou mesmo quando precisamos ser mais flexíveis ou diplomáticos do que de costume.

Portanto, como você pode ter certeza de que está redigindo seus emails de forma adequada? Estas são as 7 dicas que trago para você:

1. Assunto do email

No espaço reservado ao assunto (título) do email, sempre escreva algo que resume e deixe bem claro o conteúdo da mensagem.

Por exemplo – Re: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers (Síntese da nossa reunião com a ABC Suppliers)

2. Frases simples e curtas

Use frases simples e curtas. Geralmente, frases longas são difíceis de serem lidas e entendidas. O erro mais comum que vejo meus alunos cometerem é traduzir diretamente da língua materna deles.

Isso pode gerar frases complexas. Sempre digo aos meus alunos que usem o método KISS – Keep It Short and Simple (Deixe-o curto e simples).

3. Pense em quem será seu leitor

É um colega de trabalho, um cliente ou seu chefe? O email deve ser informal ou formal? Atualmente, a maioria dos emails comerciais caracteriza-se pela neutralidade. Preste atenção na diferença entre uma mensagem informal e uma formal:

Informal – Thanks for the email of 15 February (Valeu pelo email de 15 de fevereiro)

Formal – Thank you for your email received 15 February (Agradeço a sua mensagem, recebida no dia 15 de fevereiro)

Informal – Sorry, I can’t make it. (Desculpa, mas não vou poder ir)

Formal – I am afraid I will not be able to attend. (Receio não ter possibilidades de comparecer)

Informal – Could you…? (Você poderia…?)

Formal – I was wondering if you could…? (Seria possível se você pudesse…?)

Caso seus colegas de trabalho também sejam seus amigos, os emails enviados a eles podem ser dotados de certa informalidade. Esse é o estilo mais próximo à oralidade, logo, é comum a presença de palavras e expressões usadas no cotidiano. Por exemplo: “Don’t forget”, “Catch you later” ou “Cheers”.

Erros gramaticais num email informal serão aceitos pelo destinatário. Entretanto, se você estiver escrevendo para um cliente ou um colega mais experiente, erros gramaticais e tratamento exageradamente amigável não serão aceitos.

4. Tenha muito cuidado com letras maiúsculas, pontuação, ortografia e gramática básica

Diferentemente dos emails informais, os comerciais requerem uma maior vigilância nestes quesitos, já que a imagem que você passa é, também, um reflexo da sua redação.

Antes de apertar o botão ‘Enviar’, revise o que você escreveu. Num mundo em que o tempo vai ficando cada vez mais curto, a probabilidade de que emails sejam enviados sem revisão é enorme, portanto, lembre-se de revisá-los.

5. Verifique se você está sendo direto ou indireto

Em algumas culturas, as correspondências eletrônicas costumam ser escritas de forma bem direta. Entretanto, isso pode ser problemático caso você esteja escrevendo para alguém que seja de outro país, e em outro idioma. Assim, o estilo direto pode ser interpretado pelo destinatário como sendo rude e, às vezes, invasivo.

Preste atenção nos exemplos a seguir:

Direct – ‘I need this in half an hour.’ (Preciso disso em meia hora.)

Indirect – ‘Could I have this in half an hour?’ (Será que em meia hora isso estaria pronto?)

Direct – ‘There will be a delay.’ (Vai ter um atraso.)

Indirect – ‘I’m afraid there will be a slight delay.’ (Receio que haja um pequeno atraso.)

Direct – ‘It’s a bad idea.’ (É uma péssima ideia.)

Indirect – ‘To be honest, I’m not sure it would be a good idea.’ (Sinceramente, não creio que seja uma boa ideia.)

6. Seja positivo!

Observe estas palavras: helpful (útil), good question (boa pergunta) , agreed (combinado; de acordo), together (juntos), useful (útil), I’d be delighted (Estaria encantado; seria um prazer), mutual (mútuo), opportunity (oportunidade).

Agora observe estas: busy (ocupado), crisis (crise), failure (fracasso), forget it (esquece isso); , I can’t (não consigo), it’s impossible (é impossível), waste (desperdício), hard (difícil).

Saiba escolher as palavras, pois elas mostram que atitude você tem perante a vida.

7. Busque opiniões

Procure alguém que possa avaliar e opinar sobre sua forma de escrever emails. Pode ser tanto um professor de inglês seu, ou uma pessoa que tenha uma maior proficiência em língua inglesa em relação a você.

Analise o inglês nos emails que você recebe. Caso seja um email bem escrito, preste bastante atenção na linguagem empregada. Comece a montar sua própria lista de frases com as que aparecem nos emails que recebe, e considere a possibilidade de usá-las no futuro.

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TRANSLATION: This article was translated to Portuguese by Rodrigo Penna.