7 consejos para mejorar tus habilidades de escritura de emails

Me hace mucha ilusión compartir este artículo de Shanthi Cumaraswamy Streat de su blog increíble English With a Twist. Esta es una traducción de “7 Tips on How to Improve Your Email Writing Skills”.

La mayoría de nosotros en el mundo de los negocios usamos el email como el principal, y en algunos casos, único medio de comunicación escrita.

Para algunos estudiantes que estudian Business English, practicar sus habilidades de escritura de emails es una parte importante del curso.

Aunque la mayoría de nosotros nos damos por satisfechos escribiendo a amigos correos informales que pueden tener errores gramaticales, no ocurre lo mismo cuando escribimos a compañeros de trabajo o clientes a los que queremos causar una buena impresión. O donde necesitamos ser un poco más cuidadosos y diplomáticos de lo habitual.

Así que, ¿cómo puedes asegurarte de que tus habilidades de escritura de emails están a la altura?

Aquí tienes siete consejos generales que me gustaría compartir contigo:

1. Subject Line (Asunto)

Escribe siempre un subject line (asunto) que resuma el contenido del mensaje de forma clara y breve.

Por ejemplo – Re: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers (Resumen de nuestra reunión con los proveedores de ABC).

2. Frases cortas y simples

Usa frases cortas y sencillas. Las frases largas pueden ser a veces difíciles de leer y entender. El error más común que veo que cometen mis estudiantes es traducir directamente de su idioma nativo.

Eso puede dar lugar a frases confusas. Siempre les digo a mis estudiantes que usen el test KISS: Keep It Short and Simple (Mantenlo corto y simple).

3. Piensa en quien va a ser tu lector

¿Es un compañero, un cliente o tu jefe? ¿El email debe ser informal o formal? La mayoría de los correos de negocios de estos días tienen un tono neutro. Distingue la diferencia entre informal y formal:

Informal – Thanks for the email of 15 February (Gracias por el email del 15 de febrero.)

Formal – Thank you for your email received 15 February (Gracias por tu email, recibido el 15 de febrero.)

Informal – Sorry, I can’t make it (Lo siento, no puedo hacerlo.).
Formal – I am afraid I will not be able to attend (Me temo que no seré capaz de hacerlo.)

Informal – Could you…? (¿Podrías…?)
Formal – I was wondering if you could….? (Me preguntaba si podrías…)

Algunos correos dirigidos a compañeros pueden ser informales si se trata de amigos. Este es el estilo que se acerca más al lenguaje hablado, así que suele haber palabras de uso cotidiano y se pueden usar expresiones conversacionales.
Por ejemplo: “Don’t forget”, “Catch you later” o “Cheers”.

El lector también aceptará una mala gramática en los correos informales. Sin embargo, si va dirigido a un cliente o a un superior, no serán aceptables ni una mala gramática ni tomarse demasiadas confianzas.

4. Ten mucho cuidado con las letras mayúsculas, la puntuación, la ortografía y la gramática básica

Mientras que estas cosas se pasan por alto en los emails informales, son muy importantes en los correos de negocios ya que son una parte importante de la imagen que creas.

Date tiempo para editar lo que has escrito antes de darle al botón de “Enviar”. Con el ajetreo del mundo actual, es muy cómodo enviar correos sin corregirlos, así que haz un esfuerzo deliberadamente para editarlo.

5. Piensa en cómo quieres ser de directo o indirecto

En algunas culturas, es una práctica común ser muy directos en la correspondencia. Sin embargo, esto puede ser problemático si vas a escribirle a alguien de otro país o en otro idioma que no es el tuyo. Puede que encuentren tu franqueza ruda y, a veces, ofensiva.

Considera estos ejemplos:

Directo – “I need this in half an hour” (Necesito esto en media hora.)
Indirecto – “Could I have this in half an hour?” (¿Podría tener esto en media hora?)

Directo – “There will be a delay” (Habrá un retraso.)
Indirecto – “I’m afraid there will be a slight delay” (Me temo que habrá un ligero retraso.)

Directo – “It’s a bad idea” (Es una mala idea.)
Indirecto – “To be honest, I’m not sure it would be a good idea” (Para ser honesto, no estoy seguro de que sea una buena idea.)

Ajustando tu tono, es más probable que recibas una respuesta más positiva de tu lector.

6. ¡Sé positivo!

Mira estas palabras: helpful (útil), good question (buena pregunta), agreed (acordado), together (juntos), useful (útil), I’d be delighted (Estaría encantado), mutual (mutuo), opportunity (oportunidad).

Ahora mira estas: busy (ocupado), crisis (crisis), failure (fracaso), forget it (olvídalo), I can’t (no puedo), it’s imposible (es imposible), waste (pérdida), hard (duro).

Las palabras que usas muestran tu actitud en la vida, así que elige tus palabras de forma inteligente.

7. Recibe comentarios y críticas

Intenta recibir comentarios y críticas de los correos que escribes en la vida real. Podrían ser de tu profesor de inglés o de alguien que conozcas cuyo inglés sea mejor que el tuyo.

Estudia el inglés en los correos que recibes. Si es un email muy bien escrito, fíjate atentamente en el lenguaje que usa. Empieza tu propio libro de frases recopilando las frases que recibes y crees que podrían ser útiles en el futuro.

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